ARSIP
DIGITAL
I.
Pengertian Arsip Digital
Menurut asalnya arsip
berasal dari bahasa yunani “archivum
”yang artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat
penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai
Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi
istilah “archief ” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa
Yunani “achivum ” yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti
warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Arsip elektronik
atau arsip digital merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Arsip Elektronik atau sering disebut
juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat
komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang
secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan
lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan
membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan,
pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip
manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem
arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk
tanpa ada sistem arsip manual.
Untuk dapat mengelola arsip elektronik atau arip digital
dengan baik maka dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip elektronik
sehingga dapat dipelajari setiap tahapannya. Sepeti halnya arsip konvensional maka
arsip elektronik memiliki pula daur hidup mulai dari tahap penciptaan,
penyimpanan dan penemuan kembali, manipulasi, distribusi dan penyusutan.
Perkembangan
teknologi kearsipan telah membawa arsip ke dalam dunia baru yang memudahkan
penyimpanan arsip berkembang mengikuti trend teknologi terkini. Sehingga jumlah
kapasitas, daya tahan dan harga menjadi sebuah pertimbangan serius untuk
melakukan pemilihan hardware penyimpanan data arsip digital.
Pencurian data arsip digital menjadi hal yang sangat
sensitif. Terutama ketika media penyimpanan disimpan dalam media yang langsung
terpasang pada server atau jaringan komputer yang terhubung dengan jaringan
internet. Terutama arsip-arsip yang masuk kategori rahasia negara, perbankan
dan rencana organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi ke depannya. Agar
data lebih aman, sebaiknya arsip digital yang memiliki nilai privasi tinggi
tidak disimpan di media penyimpanan yang terpasang pada server.
Meskipun rawan pencurian data, dengan arsip yang telah
dilakukan alih media arsip ke dalam bentuk digital lebih mudah untuk
disebarluaskan. Misalkan dalam suatu organisasi ada staff yang membutuhkan
arsip, arsiparis dapat mengirimkan arsip melalui surat elektronik maupun
jaringan komputer intranet kantor. Cara ini selain hemat waktu juga menghemat
tenaga arsiparis karena tidak perlu mencari arsip melalui rak-rak arsip.
Sebenarnya banyak kemudahan yang diberikan ketika arsip
telah disimpan dalam bentuk digital. Namun jika prosesnya tidak diiringi dengan
bijaksana dan tidak adanya pengetahuan yang cukup dari pustakawan akan menjadi
senjata makan tuan bagi si arsiparis sendiri.
Evolusi yang cepat dalam teknologi computer dan juga pada system
informasi telah melahirkan isu mengenai manajemen arsip elektronik yang
berkaitan dengan ketersediaan, otentisitas, kelengkapan serta nilai guna. Di
lingkungan kerja yang berbasis elektronik, beberapa perubahan perlu
diperhatikan dalam bidang kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan,
penilaian, dan pemeliharaan.
Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip
elektronik menurut International Council on Archives :
1. Arsip elektronik
harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan arsip untuk
menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan
terpelihara.
2. Harus ada jaminan
bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
3. Adanya proses
penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan akan
pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia,
dapat diakses dan dimengerti.
Dengan meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam informasi
dalam bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau ditemukan
informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya pengakuan
keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk mengakses
informasi yang berasal dari arsip.
Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam
pengelolaan arsip elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas implementasi
arsip elektronik, ini disesuaikan dengan perkembangan jaman, perkembangan
teknologi, perkembangan dan kebutuhan organisasi terutama dalam menghadapi
tuntuta untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat, manfaat yang
diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang matang dan terencana,
diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai dengan
tahapan kebuthan organisasi. Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang
disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat
memprosesnya.
·
Manfaat
Arsip Elektronik
1. Cepat ditemukan dan
memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel
dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara full-text,
dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya
dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan
hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau
mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau
nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup
ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat tempat, dengan
kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk
teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF)
atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
6. Mengarsip secara digital,
sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya
dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman
karena disimpan secara digital.
7. Berbagai arsip secara
mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan
memalui LAN bahkan internet.
8. Meningkatkan keamanan,
karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan
secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit
untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery
data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible.
Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau
terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
·
Arsip elektronik atau arsip digital diciptakan
melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini
membutuhkan tahapan-tahapan
a.
Tahapan pengumpulan bahan
Arsip yang dipilih untuk dilayankan
adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari
oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang
sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk
pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk
dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi
perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin
penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi
prioritas untuk segera dilayankan.
b.
Tahapan Pemindaian
Tahapan
pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan
pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan
dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan
resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip. Pemindaian arsip asli
direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan
disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti TIFF,
GIF, JPEG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut harus memiliki informasi yang
sama seperti dokumen aslinya. Kalau terpaksa dikompresi, sebaiknya menggunakan
kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).
c.
Tahapan Manipulasi
Tahapan dimana arsip elektronik
disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena
file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada
tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil
sampai dengan 25% dari aslinya.
d.
Tahapan Entry Data
Setelah arsip elektronik dilakukan
proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan
entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik
sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan
kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip
elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat
menggunakan arsip.
e.
Tahapan Editing dan Koreksi
Tahapan terakhir diman pada tahapan
ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga
dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan
arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka
segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini
tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data.
·
Keuntungan
Arsip elektronik atau arsip digital
1.
Terdapatnya salinan arsip dalam
bentuk elektronik.
2.
Terjamin terekamnya informasi yang
terkandung dalam lembaran arsip.
3.
Kemudahan akses terhadap arsip
elektronik
4.
Kecepatan penyajian informasi yang
terekam dalam arsip elektronik.
5.
Keamanan akses arsip elektronik dari
pihak yang tidak berkepentingan.
6.
Sebagai fasilitas backup arsip-arsip
vital.
·
Kelemahan
Arsip elektronik atau arsip digital
1. Adanya peluang untuk memanipulasi
file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file
karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap
saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.
Untuk membuat dokumen digital
beberapa persiapan perlu dila-kukan agar dalam pembuatan dokumen digital
tersebut lancar. Adapun yang dipersiapkan meliputi:
1. Perangkat keras
• Komputer.
Perangkat
keras komputer yang digunakan tentunya sangat bervariasi dari komputer dengan
spesifikasi standarsampai kepada komputer dengan spesifikasi sangat baik.
Semakin banyak dokumen digital yang harus dikelola, maka semakin membutuhkan
perangkat komputer dengan spesifik baik.
·
Alat
Pemindai (Scanner).
Dalam memilih alat yang akan
digunakan untuk memindai dokumen koleksi kita hendak-nya kita lakukan sangat
hati-hati dan kita sesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan pendanaan
perpustakaan.
2. Perangkat lunak
Dalam memilih perangkat lunak ini
kita juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran yang
kita miliki. Beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti:
• Vistascan atau Hpscan atau perangkat lunak pemindai
yang lain (biasanya disertakan pada waktu kita membeli alat pemindai atau
scanner);
• Adobe Acrobat (versi lengkap) untuk
menghasilkan dokumen dalam format PDF (Portable
Document Format);
• MSWord untuk menulis dokumen yang
kemudian disimpan dalam format DOC, RTF ataupun PDF.
II. Implementasi Web Based Application Digital Records
Management System Digital Cabinet™
Sebagai
solusi atas masalah-masalah pada pengelolaan arsip konvensional (berbasis
kertas), implementasi sistem arsip digital di perusahaan atau institusi pemerintah, menjadi pilihan
terbaik. Arsip digital memberi banyak kelebihan untuk mengatasi kelemahan
pengelolaan arsip konvensional. Implementasi
sistem arsip digital akan berhasil apabila diterapkan dengan dukungan sumber
daya manusia yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan mengelola sistem arsip
digital.
Digital Cabinet™
bekerjasama dengan perusahaan swasta dan institusi pemerintahan
menyelenggarakan pelatihan internal (workshop atau training) dalam pengelolaan
arsip digital. Program Training Sistem Arsip Digital dari Digital Cabinet™ ini untuk
memastikan peningkatan pengetahuan dan ketrampilan dalam pengoperasian
perangkat sistem arsip digital.
Dalam layanan ini, Digital Cabinet™ bekerja sama dalam
implementasi aplikasi (software) Digital Records Management System di
perusahaan. Tidak hanya memasang aplikasi saja, Digital Cabinet™ juga memberikan supervisi,
pelatihan dan transfer pengetahuan teknis proses alih media, termasuk
rekomendasi perangkat alih media, untuk memastikan keberhasilan dan
kesinambungan proses implementasi.
Secara umum ada tiga
alasan perusahaan memilih layanan ini, antara lain:
·
Security. Arsip atau dokumen yang akan dialihmediakan (digitalisasi) masuk dalam
kategoribersifat sangat penting,
rahasia dan sensitif bagi perusahaan. Sehingga policy perusahaan hanya memperbolehkan staf internal yang memegang arsip tersebut.
Dengan melakukan proses alih media secara internal maka perusahaan akan merasa nyaman dan aman karena tidak ada
pihak di luar perusahaan yang mengakses dokumen atau arsip rahasia.
·
Jumlah arsip atau dokumen yang akan dialihmediakan
tidak banyak, sehingga dapat dilakukan oleh SDM internal perusahaan.
·
Perusahaan telah memiliki bank data
file dokumen/arsip digital, baik arsip yang memang 'born digital' maupun hasil proses 'alih media' yang tersimpan dalam Hard Disk/CD/DVD ROM
Untuk mengatasi tantangan
tersebut, Digital Cabinet™ bekerja bersama dengan perusahaan dalam pengelolaan arsip
digital perusahaan dengan mengimplementasikan unique
tool aplikasi akses arsip digital berbasis web (web based application) Digital
Records Management System (DRMS) Digital Cabinet™.
Aplikasi pengelolaan
(manajemen) arsip digital ini khusus dikembangkan (development) dan dimplementasikan oleh Digital Cabinet™ sejak
2006.
·
Dengan sistem aplikasi ini, SDM
perusahaan akan sangat mudah dan cepat dalam mengakses dokumen atau arsip
digital bila dibutuhkan untuk merespon suatu persoalan pada nasabah / tenant / klien / peserta yang muncul tiba-tiba, menerima notifikasi apabila suatu
kontrak dengan tenantsaatnya
diperpanjang (expired), atau untuk keperluan internal lainnya, misal dalam meeting Board of Directors. Contoh lain adalah
kemudahan dalam mengelola dan mengorganisasikan arsip-arsip legal di
perusahaan.
·
Memungkinkan perusahaan untuk memberi
kesempatan pada pihak di luar perusahaan (klien/investor/mitra) untuk mengakses
arsip perusahaan dengan pembatasan waktu akses dan kontrol keamanan yang
dikendalikan oleh perusahaan. Arsip digital yang diakses akan diberiwatermark (penanda) sesuai
identitas user pengakses.
·
Proses pencarian arsip, tidak akan
memboroskan waktu kerja SDM lagi. Semudah menggunakan search engine "google", cukup masukkan kata kunci (keyword), arsip yang dicari
akan tampil. Aplikasi ini juga bisa diintegrasikan dengan aplikasi customer system yang telah ada (existing) di perusahaan.
·
Selain kemudahan dan
kenyamanan dalam pengoperasian, aspek keamanan data adalah prioritas utama.
Aplikasi Records Management System Digital Cabinet™ dikembangkan dengan fitur
keamanan data termutakhir, mulai dari identifikasi dan otorisasi user hingga
enkripsi data. Peningkatan fitur keamanan data dapat ditambah dengan
filterisasi hanya komputer tertentu yang diperbolehkan mengakses aplikasi. Cara
dan hak pengaksesan arsip oleh user juga akan dibedakan menurut jabatan user
dalam institusi serta tingkat kerahasiaan arsip (top secret, secret,
confidential).
III. Manajemen Arsip Digital dengan OpenDocMan
Di awal, masyarakat hanya mengenal
dokumen tercetak sebagai media menyimpan informasi. dokumen tercetak inilah
yang selanjutnya disebut dengan istilah arsip. Sejalan dengan
perkembangan teknologi informasi arsip tidak hanya tersimpan dalam format
tercetak tetapi juga format digital.
Saat ini
dengan mudah seseorang dapat mengahasilkan arsip dalam format digital. ketika
ada menyusun laporan dan mengetiknya dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Office maka, file yang anda hasilkan adalah arsip dalam format digital. Dengan
kata lain arsip tersebut merupakan arsip yang terlahir dalam format digital
atau born digital. Lalu pertanyaan adalah, bagaimana mengelola
arsip dalam format digital tersebut? apakah pengelolaan sama dengan pengelolaan
arsip dalam format tercetak? Ataukah konsep pengelolaannya berbeda?
Salah satu cara yang dapat digunakan
adalah dengan menggunakan aplikasi OpenDocman. Aplikasi ini merupakan aplikasi
berbasis web yang digunakan untuk manajemen dokumen digital. OpenDocMan
dikembangkan berdasarkan ISO 17025/IEC yaitu standar ISO untuk manajemen
dokumen. Dengan aplikasi ini pengelolaan arsip digital akan dilakukan secara
terpusat.
OpenDocMan merupakan aplikasi
berbasis open source. Sebagai aplikasi open source memungkinkan OpenDocMan
diunduh, digunakan dan didistribusikan ulang secara gratis. Aplikasi ini
dibangun menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan menggunakan MySQL sebagai
aplikasi database. OpenDocMan dapat menggunakan IIS atau Apache sebagai
web server.
Sebagai
aplikasi manajemen dokumen, OpenDocMan memiliki berbagai fasilitas. Fasilitas
yang dimiliki OpenDocMan antara lain, proses instalasi otomatis, fasilitas unggah
file, fasilitas review dokumen, fasilitas pembuatan kategori jenis arsip,
fasilitas pembuatan ruas tambahan serta fasilitas pencarian koleksi. Untuk
menggunakan aplikasi ini anda dapat mengunduhnya di http://www.opendocman.com
IV. KRITERIA PEMILIHAN MEDIA
Cara pemilihan media penyimpanan
secara mudah seperti di atas bukan satu-satunya cara yang tepat tetapi lebih
dimaksudkan untuk mempersempit pemilihan media tergantung dengan jenis arsip
elektroniknya. Cara lain adalah dengan mempertimbangkan enam kriteria pemilihan
media penyimpanan yaitu :
·
Longevity
Media penyimpanan harus memiliki Longevity
yaitu daya tahan atau kemampuan untuk tetap baik pada saat disimpan di dalam
lemari penyimpanan. Semakin lama daya tahan suatu media dapat disimpan dalam
lemari penyimpanan maka makin baik pula nilai longevitynya. Batas suatu media
dikatakan baik adalah apabila media tersebut dapat disimpan sekurang-kurangnya
selama 10 tahun, jika kurang dari waktu itu maka dikatakan kurang baik, dan
jika mampu bertahan lebih dari 10 tahun bukan merupakan nilai lebih karena bisa
jadi media tersebut sudah tidak tersedia lagi di pasaran umum.
·
Capacity
Media penyimpanan harus memiliki
capacity yaitu kemampuan untuk menyimpan dengan kapasitas ruang simpan yang
besar.Semakin besar ruang simpan yang dapat disediakan suatu media maka semakin
baikpula media tersebut. Tidak ada ukuran baku bahwa media penyimpanan dengan
ukuran sekianadalah baik atau buruk, karena sifat media itu sendiri yang selalu
bertambah ukuran ruang simpannya sesuai dengan perkembangan teknologi
penyimpanan. Sehingga ukuran ruang simpan adalah relative dengan membandingkan
antara media simpan yang ada di pasaran saat itu.
·
Viability
Viability adalah kemampun suatu
media untuk melakukan pengecekan secara mandiri terhadap kesalahan dalam
penulisan maupun pembacaan dari dan ke media tersebut. Kemampuan mendeteksi
kesalahan khususnya pada saat melakukan penulisan pada media tersebut merupakan
fasilitas yang dibutuhkan mengingat fungsi dari media tersebut adalah sebagai
sarana backup arsip yang merupakan dokumen dengan nilai kesejarahan, sehingga
kesalahan dalam penulisan dalam media yang tidak memiliki kemampuan mendeteksi
kesalahan merupakan kerugian besar, yaitu resiko kehilangan arsip itu sendiri.
·
Obselescence
Adalah ketersediaan media
penyimpanan tersebut ada atau tidak di pasaran atau apakah media tersebut
gampang didapatkan pada saat itu maupun nantinya pada tahun-tahun kemudian.
Batasan suatu media dikatakan memiliki obselescence yang baik adalah jika media
tersebut mudah di dapatkan minimal sampai dengan 10 tahun kemudian. Jika kurang
dari itu harus segera melakukan pergantian media penyimpanan yang menggunakan
teknologi lebih baru.
·
Cost
Mudah dipahami, pemilihan media
harus mempertimbangkan apakah media penyimpanan tersebut murah dengan
pengertian perbandingan kapasitas dengan biaya yang harus dikeluarkan adalah
ringan. Bisa jadi harga suatu media adalah murah namun jika memiliki kapasitas
yang kecil maka biaya untuk media tersebut adalah mahal jika dibandingkan
dengan media lain dengan harga sedikit lebih mahal namun memiliki ruang
kapasitas beberapa kali lipatnya, contoh perbandingan media seperti ini adalah
disket dan CD. Media penyimpanan berupa disket harga per keping lebih rendah
sedikit dibandingkan dengan media CD, namun kapasitas simpan CD berkisar 450
kali kapasitas disket, sehingga perbendaan harga per keping yang sedikit
menjadi tidak berarti jika dibandingkan dengan kapasitas muat penyimpanannya.
·
Susceptibility
Seperti longevity, kriteria terakhir
adalah tentang daya tahan media, bedanya adalah susceptibility merupakan
kemampuan untuk tetap dalam kondisi yang baik pada saat dipergunakan. Ukuran
kemampuan daya tahan yang baik atau tidak adalah dengan berapa kali media
tersebut masih dalam keadaan baik jika dilakukan akses baca. Jika media
penyimpanan tersebut masih mampu dibaca hingga 1000 kali maka dikatakan media
tersebut adalah baik, jika kurang dari itu adalah buruk
V. Aspek Hukum Alih Media Elektronik atau
Digitalisasi
Livia
Iacovino, seorang dosen pada School of Information Management and System,
Monash University, dalam artikelnya mengenai ‘The Nature of the Nexus Between
Recordkeeping and the Law’ mengemukakan hubungan intrinsik antara pengelolaan
arsip (recordkeeping) dan hukum (law), yakni:
·
Records form an integral part of the governance of legal and
social relationships (arsip membentuk bagian integral dari pengaturan hubungan
hukum dan sosial);
·
Records support legal rights and obligations within the legal
system (arsip mendukung hak dan kewajiban hukum dalam suatu sistem hukum);
·
Records are required to regulate business and social activity
(arsip diperlukan untuk mengatur bisnis dan aktivitas sosial);
·
Records provide evidence or proof of a particular activity (arsip
memberikan bukti suatu aktivitas tertentu); dan
·
Records contributre to personal, organisational and democratic
accountability which underpins the legal system (arsip mendukung akuntabilitas
personal, organisasional dan demokratis yang mendasari sistem hukum).
Arsip elektonik
atau arsip digital sebagai arsip media baru harus juga memiliki tingkat
kepercayaan sebagai sebuah arsip legal seperti halnya arsip konvensional
bermedia kertas. Dengan diakuinya arsip elektronik sebagai dokumen legal, maka arsip
elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit.
Dalam konteks legal, arsip elektronik merupakan sebuah bukti yang dapat berupa
dokumentasi, perkataan, citra bergerak maupun bentuk lain.
Selain utuh dan
akurat, arsip elektronik harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten atau kandungan: Merupakan informasi yang membangun sebuah
arsip yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
2. Konteks: Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan,
penerimaan, serta penggunaan sebuah arsip yaitu lingkungan organisasi,
fungsional, dan operasional.
3. Struktur: Format fisik dan logika sebuah arsip serta hubungan
antar elemen di dalamnya.
Kendala-kendala
tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah
dalam hal pemahaman yakni :
1. Peraturan Pemerintah ini tidak
mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang pada proses awal
penciptaannya menggunakan computer.
2.Peraturan Pemerintah ini berlaku
dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan tercipta di lingkungan.
Perangkat
Legalitas alih media elektronik diantaranya adalah UU No. 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen perusahaan dan Aturan Pelaksanaannya: PP 88 tahun 1999 Tata cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan media lainnya, dan PP 87
tahun 1999 Tata cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. Selain itu
terdapat UU Keterbukaan Informasi Publik dan UU-ITE 2008. Misalnya untuk
dokumen-dokumen elektronik perusahaan, dalam Konsideran UU No 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Perusahaan dinyatakan (huruf e) bahwa pembuatan dan penyimpanan
dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi
kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat
dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak
menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan, untuk itu perlu
diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka
waktu penyimpanannya.
Sementara
itu, dalam bagian lain (huruf f) dinyatakan bahwa kemajuan teknologi telah
memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam
media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.
Adapun
aspek legalitas dengan jelas dinyatakan sebagai berikut: Setiap pengalihan
dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib
dilegalisasi.
1. Legalisasi
sebagaimana dimaksud dala Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan
dibuatkan berita acara.
2. Berita acara
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
·
Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya
legalisasi;
·
Keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas
kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan
aslinya; dan
·
Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Dalam
Pasal 15 dinyatakan bahwa (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam
mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil
cetaknya merupakan alat bukti yang sah. (2) Apabila dianggap perlu dalam hal
tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil
cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
Dari pasal-pasal UU No. 8 Tahun 1997 terlihat jelas bahwa aspek legalitas alih
media dokumen atau arsip sebenarnya terkait erat dengan masalah Confidential, Integrity,
dan Autenticity (Kerahasiaan, Integritas, dan Otentitas) sebuah arsip yang akan
dijadikan alat bukti.
1. Confidential
(Kerahasiaan)
Masalah
kerahasiaan mengacu pada perlindungan arsip terhadap akses dan perubahan arsip
dari yang tidak berhak (unauthorized). Untuk masalah ini sebenarnya mesin
(komputer) sudah menyediakan seperangkat perlindungan, misalnya melalui acces
controls, otorisasi, encrypsi dokumen, dll.
2.
Integrty (integritas)
Sementara
itu, masalah integritas mengacu pada perlindungan arsip dari penghapusan,
revisi, dan perubahan. Masalah ini sudah ada metode perlindungannya, misalnya
dengan cara:
·
Arsip elektronik harus diproteksi sebagai read-only bukan
over-written,
·
Revisi dan perubahan hanya boleh dilakukan terhadap copy (new
record), bukan hasil arsip alih media yang original
·
Kontrol yang ketat harus diberlakukan dalam perencanaan pemindahan
(migration planning): alih media atau teknologi baru.
3.
Otenticity (Otentisitas)
Adapun masalah otentisitas terkait dengan perkembangan teknologi
dan sistem hukum. Terdapat banyak teknik penandaan yang mungkin digunakan untuk
membuat arsip elektronik yang tertandai secara digital agar terjaga
otentisitasnya. Masing-masing teknik tersebut menyediakan tingkat kepastian dan
fleksibilitas yang bervariasi dalam mengidentifikasi dan memberi atribut suatu
tanda kepada seseorang dan menjamin otentisitas arsip maupun tanda itu sendiri.
Keragaman tersebut menimbulkan kebutuhan bagi lembaga Arsip Universitas untuk
mendefinisikan tingkat keterpercayaan sedemikian sehingga sebuah lembaga Arsip
Universitas dapat mengasumsikan bahwa arsip elektronik yang telah diberi tanda
otentikasi dari lembaga Arsip Universitas adalah otentik, memiliki integritas
dan kehandalan yang baik.
Watermarking adalah salah satu metode membubuhkan
tanda pada arsip elektronik untuk menjaga otentikasi, integritas, dan validasi
tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan. Teknik
watermarking yang baik setidaknya memiliki kriteria:
1. Robustness, yaitu arsip harus tetap
terdeteksi di saat telah terjadi perubahan pada dokumen yang ditandai.
Robustness artinya kemungkinan usaha untuk menghilangkan atau mengganti
watermark akan sangat sulit tanpa melakukan perubahan yang sangat mencolok pada
arsip sehingga arsip tersebut menjadi tidak berlaku lagi.
2. Imperceptible, yaitu untuk menjamin
kualitas arsip yang ditandai, sedapat mungkin tidak tampak mempengaruhi arsip
aslinya.
3. Security, yaitu untuk menjaga agar
pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas, tidak dapat mengetahui dan mengubah
watermark yang disisipkan dalam arsip. Idealnya, watermark harus tidak dapat
dideteksi oleh pihak-pihak lain.
Dalam sistem
peradilan kita masih dipersoalkan masalah integritas dan otentisitas karena
dalam pembuktian perkara masih mengutamakan aspek yuridis formal. Dari aspek
teknologi masalah integritas dan otentisitas dapat diuji. Namun untuk sampai
pada keabsahan sebagai alat bukti masih perlu saksi-saksi lain.
DAFTAR PUSTAKA
